マンションを適正かつ円滑に管理するためには、様々な管理業務を適切に履行しなければなりません。
しかしながらマンションの管理業務は、専門的知識を要するものが多く、多岐に渡ります。

■事務管理業務

事務管理業務には、大きく『基幹事務』と基幹事務以外の業務とに分かれ、ともに管理業務の中で
最も重要なものです。

◆基幹事務
１）出納業務
管理費、修繕積立金、専用使用料等の収納・保管、滞納督促及び運用並びに諸費用の支払など、
管理組合の財政を預かる業務です。

２）会計業務
管理組合の予算案・決算案の作成、管理組合会計の収支状況の作成など、管理組合の財務内容を
的確に把握する業務です。

３）長期修繕（積立金）計画の作成および更新
建物・設備のライフプランでもある長期修繕（積立金）計画は、マンション管理組合が自分たちの資産
である建物・設備を長い期間維持するのに、どれくらいのコストが必要か、実際に各組合員から
集めている修繕積立金で将来的に不足がないかを知るためのシミュレーションです。

この作成と更新が管理会社の業務になっています。ただし詳細な計画作成は毎月の管理委託費
とは別途費用にて管理会社へ支払い依頼するのが一般的です。

◆基幹事務以外の管理運営業務
理事会や総会の運営支援から設備等の保守点検、防火管理、施設運営、各種契約、損害保険契約、
通知事項の伝達など、多岐に亘ります。

■管理員業務

日常的に居住者と接する『管理人』といわれる業務で、通勤・住込勤務があります。
また、常駐しない『巡回管理員』が、受付業務等を除いた一部の業務を行うケースもあります。

１）受付業務
居住者や外来者との応対業務です。

２）点検業務
建物、設備等に異常がないかどうかを定期的に点検する業務です。

３）立会業務
諸設備の保守点検や共用部分の修繕工事、清掃業務、ゴミ収集等における立会いなど、
外注業者等の業務実施状況を監督する業務です。

４）報告連絡業務
業務日誌の記録、定時報告及び緊急時の連絡など、日々の業務の実施結果を記録、
報告する業務です。

５）管理補助業務
防火管理業務や未収納金督促業務の補助など、事務管理の業務を補助するものです。

■緊急対応業務

緊急の問い合わせに対する24時間の電話受付や、マンションの設備が故障した際に要員を出動させ
緊急措置を行ったりする業務です。

 

■設備管理業務

法定点検のほかに、有資格者や専門の技術スタッフが、建物全体、給水設備、電気設備、
エレベーター保守、貯水槽清掃、消防設備などの定期点検および整備・調整等を行う業務です。

 

■清掃業務

清掃方法及び回数を定めた仕様書に基づいて実施されます。

１）日常清掃
掃き掃除や拭き掃除、ゴミ処理など、日常的な清掃業務です。

２）定期清掃
日常清掃では取れないシミや汚れを特殊洗剤などを使用するなど、専門的に行う清掃業務です。
床のポリッシャー掛けや、ガラスのブランコ清掃などがこれにあたります。